Многие организации и учреждения в последнее время не выдают работникам авансы на командировки и хозяйственные расходы наличными деньгами, а перечисляют их на "зарплатные" банковские карты сотрудников.

Бухгалтеры считают, что это выгодней - не нужно получать наличные средства в банке и платить за это комиссию, нести риски связанные с транспортировкой денег, их хранением и выдачей. Удобнее, имея программу «банк-клиент», отправить средства на карту сотруднику.

Разъяснения официальных органов

В 2006 г. Банк России отмечал, что его нормативными актами не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408 ).

Позднее позиция Банка России значительно смягчилась. В письмах от 24.12.2008 N 14-27/513 и от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625 Банк России отметил, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

Прямого запрета на перечисление авансов на командировки и средств на хозяйственные расходы на банковские счета работников законодательство РФ не содержит. Не предусмотрена и ответственность работодателя за подобные действия. Контролирующие органы в последнее время стали рекомендовать учреждениям и организациям именно безналичные расчеты. Так, в письме от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966 Минфин России разъяснил, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт ("зарплатных" карт), находится в области применения трудового законодательства (ст. 168 ТК РФ). Одновременно данный вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание "зарплатных" карт.

Аналогичная позиция изложена для учреждений, которые обслуживает Федеральное казначейство. Казначейство России в письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500 "По вопросу о перечислении командировочных расходов на банковские карты физических лиц" также указало, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на "зарплатные" карты работников - физических лиц не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке РФ (Банке России)". Поэтому у органов Федерального казначейства нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на "зарплатные" карты своих работников (физических лиц).

Для учреждений Минфин России издал письмо от 05.10.2012 N 14-03-03/728 «О целесообразности введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников», в котором рекомендовал вместо выдачи подотчетных сумм наличными деньгами из кассы использовать банковские дебетовые карты.

Какой порядок и где прописать

В ст. 168 ТК РФ определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Но в ст. 168 ТК РФ речь идет о возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников, а не о перечислении подотчетных денежных средств на командировочные расходы.

(положении о командировках, правилах внутреннего трудового распорядка и т.п.) и ознакомить с соответствующими локальными актами работников под роспись.

При перечислении средств в назначении платежа необходимо указывать формулировки типа "на командировочные расходы", "на хозяйственные нужды", «пополнение счета подотчетного лица» и т.д. Это позволит уменьшить риски того, что сотрудники ФНС, ФСС и ПФР расценят поступившие на карту суммы как зарплату и доначислят НДФЛ и страховые взносы.

У бухгалтеров возникает вопрос: а нужно ли получать заявление от работника, если деньги он получает не наличными, а на "зарплатную" карту? Дело в том, что п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П, указывает, что денежные средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. И уже на основании этого заявления бухгалтерия оформляет расходный ордер.

Некоторые авторы считают, что на ситуации перечисления безналичным путем авансов Положение N 373-П не распространяется (см. Е. Ситникова, "Незарплатные" авансы на личные карточки работников: оформляем и избегаем рисков. "Бухгалтерия и банки", N 5, май 2012 г.). По мнению автора, не лишним будет в форме заявления работника о выдаче подотчетных сумм, которые применяет организация или учреждение, указать, что деньги следует перечислить безналичным путем на «зарплатную» карту работника.

В п. 4.4 Положения от 12.10.2011 N 373-П также содержится положение о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Следует также подумать и о том, каким образом при безналичных расчетах работник будет вносить остаток неизрасходованных денежных средств, полученных авансом. Оптимальным было бы внесение работником этих сумм наличными в кассу, например, после командировки. Но, возможно, что организация будет идти более сложным путем и удерживать перерасход из заработной платы работника. Если сумма долга окажется значительной, могут возникнуть проблемы. Так ст. 137 ТК РФ предусмотрено, что работодатель может удерживать задолженность из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом речи об удержании подотчетных сумм, выданных на хозяйственные нужды, в ТК РФ нет. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размер удержания. Роструд в письме от 09.08.2007 № 3044-6-0 указал, чтобы удержать подотчетную сумму из заработной платы работника, необходимо получить его письменное согласие. Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании долга не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности. С таким приказом следует ознакомить работника, а еще лучше, чтобы на приказе он собственноручно написал, что не возражает против удержания из зарплаты подотчетной суммы.

Статья 138 ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, общая удерживаемая сумма может составлять до 50% от суммы, причитающейся к выплате.

Пример

Работнику перечислили на «зарплатную» карту под отчет на предстоящие командировочные расходы 7000 руб. Командировка не состоялась. Работник не представил в установленный срок авансовый отчет и не возвратил сумму в кассу. В организации был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. Должностной оклад работника составляет 5000 руб. Для простоты начисление налогов от заработной платы не рассматриваем.

Бухгалтер данные операции должен отразить так:
Дебет 71 Кредит 51
- 7000 руб. - перечислена под отчет сумма на командировочные расходы;
По истечении установленного срока для возврата долга:
Дебет 94 Кредит 71
- 7000 руб. - отражена как недостача подотчетная сумма, отчет по которой не представлен в установленный срок.
Дебет 73-2 Кредит 94
- 7000 руб. - отражена задолженность работника по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя;
Поскольку задолженность превышает сумму возможного удержания из заработной платы за один месяц, в учете нужно сделать такие записи:
Дебет 20, 26, 44 Кредит 70
- 5000 руб. - начислена заработная плата работнику;
Дебет 70 Кредит 68
- 650 руб. (5000 x 13%) - удержан налог на доходы из заработной платы;
Максимально возможная сумма, которая может быть удержана из заработка работника при каждой выплате, составит 870 руб. (5 000 руб. - 650 руб.) x 20%, где 650 руб. - НДФЛ.
Дебет 70 Кредит 73-2
- 870 руб. ((5000 - 650) x 20%) - удержана часть задолженности по невозвращенным подотчетным суммам;
Дебет 70 Кредит 50, 51
- 3480 руб. (5000 - 650 - 870) - выплачена заработная плата работнику с учетом сумм удержаний.
Удержания будут производиться до полного погашения долга.

Если работник оспаривает удержание, или месячный срок для издания распорядительного документа об удержании пропущен, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса. Сумма может быть взыскана с работника только через суд. Для этого руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновным работником причиненного ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, которые выдаются судом на основании принятого им решения. Если администрация не предприняла никаких мер по взысканию долга, и работник задолженность не оспаривает, задолженность, по мнению налоговых инспекторов, включается в совокупный доход, полученный в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности (ст. 210 НК РФ). При последующем представлении авансового отчета либо погашении долга по этим суммам производится перерасчет налог на доходы физических лиц.

Внимание . Банк, в котором обслуживается карта работника, может удерживать различные комиссии, например, за выдачу наличных через банкомат. Следует позаботиться о том, чтобы документально подтвердить данные расходы с целью принятия их организацией в бухгалтерском учете и для целей исчисления налога на прибыль.

Пример

Командированному работнику на его личный банковский карточный счет организацией перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы. При расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взималась комиссия 500 руб.

По возвращении из командировки работник составил авансовый отчет и указал в составе расходов удержанную банком комиссию. Факты зачисления денежных средств на счет работника, снятия денежных средств и сумм комиссии подтверждены чеками банкоматов и выпиской по счету карты работника, заверенной в обслуживающем карту банке.

Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Перечень таких расходов является открытым, однако данные расходы должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 24 Положения № 749). В рассматриваемой ситуации работодатель обязан возместить работнику расходы в виде комиссии банка.

Расходы по уплате комиссии банка в целях бухгалтерского учета являются для организации прочими расходами. В данном случае указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/ 99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В целях налогообложения прибыли расходы на оплату услуг банка по выдаче денежных средств учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В данном случае их следует признать на дату утверждения руководителем организации авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ). Компенсация расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, не является объектом налогообложения по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

И последнее, если работник оплачивает билеты, гостиницу или иные расходы через Интернет посредством личной банковской карты, то он должен предоставить выписку со своей банковской карты, в которой четко указана дата и сумма проведения оплаты расходов (письма Минфина России от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 18.01.2010 N 03-03- 07/2). Для подтверждения расходов он может представлять чеки электронного терминала (письма Минфина России от 04.07.2011 N 03-03-07/24, от 01.07.2010 N 03-03-07/23).

Таким образом, если сотрудник направлен в командировку, то перечисление ему аванса на карту оправдано. Возврат неиспользованных сумм возможен путем удержаний, производимых работодателем из заработной платы на законных основаниях.

Если же сотрудник регулярно получает деньги на хозяйственные нужды и отвечает за закупку каких-то ценностей, то имеет смысл оформить для него корпоративную дебетовую карту , которой он будет пользоваться регулярно при расчетах с юридическими лицами, магазинами и др. Прямого запрета на перечисления ему сумм на «зарплатную» карту нет, но с удержаниями на законных основаниях могут возникать проблемы.

Дополним авансовый отчет

При выдаче денежных средств безналичным путем (авансов или перерасхода) возникает некоторая проблема с оформлением авансового отчета. Дело в том, что типовая унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1), утвержденная Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55, не содержит реквизитов для отражения безналичных операций. Когда применение унифицированных форм было обязательным в силу требований ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и ст. 252 НК РФ, Минфин России в письме от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414 в отношении формы N АО-1 "Авансовый отчет" высказал мнение о том, что организация вполне может дополнить унифицированную форму дополнительными реквизитами (строками, графами). При этом удалять никакие обязательные реквизиты унифицированной формы ранее не рекомендовалось. Разработанную компанией форму было рекомендовано утвердить в качестве приложения к учетной политике.

С 01.01.2013 по правилам Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" применение ранее утвержденных Росстатом унифицированных формы первичных учетных документов не является обязательным. Важно, чтобы в документе содержались все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, и форма документов была утверждена нормативным документом организации, например, в качестве приложения к учетной политике.

Вместе с тем в ряде писем, подготовленных после 2013 г., Минфин России отмечает, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971, от 6 марта 2013 г. N 03-03-06/1/6700, Информация Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012 и др. ). В частности, Минфин против внесения изменений в кассовые документы, документы по учету труда и др.

Напомним, что в п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ установлено, что формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. Если руководитель организации утвердит такие формы в качестве документов, применяемой в организации, то такая форма подлежит применению и, соответственно, будет являться первичным учетным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни.

Подотчетные средства выдаются сотруднику на основании определенных правил и требований, которые выдвигаются Банком России. Финансовая операция является специализированной, где важную роль играет определение назначения платежа.

Обязательное условие – это наличие приказа о подотчетных лицах, где должен фигурировать сотрудник, которому производится перечисление, если в нем нет такого человека, а операция выполняется, то данное действие является законно наказуемым.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ответственными лицами, которых закон назначает проводить данную операцию, являются директор предприятия, главбух и кассир, они заверяют соответствующие документы своими подписями. Некоторые документы формирует сам работник, отправляющийся в командировку, другие – ответственные лица. Органом, регулирующим представление отчетности по данным документам, является ФНС.

Главные сведения

Сегодня каждое предприятие, перед тем как выдать средства подотчетному сотруднику наличными в кассе или перечислить на банковскую карту безналичными, должно осуществить операцию и отобразить данное действие бухгалтерскими проводками. На основании приказа сотрудник не только получает финансы, но отчитывается за их использование и сдает не потраченные.

Если выданных средств не хватило, сотрудник имеет право использовать личные, предоставив соответствующие квитанции или чеки в бухгалтерию. На их основании у предприятия возникает задолженность.

Перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты или выдача их через кассу, как финансовая операция должна быть отображена в бухучете с соблюдением всех правил, иначе налоговая служба может наложить на предприятие штрафные санкции

Необходимые этапы

Для получения финансов сотрудник в обязательном порядке оформляет специальное заявление на имя директора, а предприятие формирует административные и бухгалтерские документы.

Обязательное заявление

Предприятие имеет право переводить средства своим работникам на зарплатные карты, руководствуясь Письмом Министерства финансов РФ № 03-11-11/42288 (25.08.14 г.). Для этого работник оформляет заявление, причем независимо от того, как он просит выдать ему финансы – через кассу или на карту.

Если сотрудник изъявляет желание получить финансы на пластик, то в заявлении он указывает ее реквизиты, кроме суммы, срока, на который средства выдаются, предназначения использования и других. При отсутствии заявления налоговая служба может посчитать, что финансы являются не подотчетными, а доходными, поэтому с них надо удерживать НДФЛ, что будет грубым нарушением.

Во избежание путаницы при выдаче подотчетных средств по безналу необходимая формулировка должна быть указана в назначении платежа. Когда сотрудник будет сдавать авансовый отчет, он должен будет приложить чек из терминала, подтверждающий, что была произведена оплата с карты.

В другом случае, — это может быть банковская выписка. На основании таких документов, которые становятся свидетельством для налоговиков, НДФЛ с перечисленной подотчетной суммы не удерживается.

Документация

У безналичных средств, которые предприятие перечисляет сотруднику в качестве подотчетных, есть несравненные преимущества. Это производится оперативно, уменьшает трудозатраты ответственных сотрудников предприятия и размер банковских комиссионных, также является удобным способом обеспечить работника, который может находиться в данный момент в другом городе или на значительном расстоянии.

На практике это вызывает у организации налоговый риск, избежать его, кроме заявления сотрудника, помогают первичные и бухгалтерские, правильно оформленные документы, которые будут учтены при налоговой проверке.

О том, что предприятие имело право перечислить подотчетные средства на пластик, должны свидетельствовать:

• коллективный договор;
• положение о командировках;
• договор обслуживания в банке;
• приказ с перечнем сотрудников, которым перечисляются средства;
• платежное поручение, где указано, что перечисляемые средства являются командировочными или хозяйственными расходами.

Дополнительно организация должна соблюсти следующие правила:

• подотчетная сумма выдается или перечисляется по разрешению руководителя на основании заявления сотрудника;
• выдать финансы предприятие может только в том случае, если за работником не числится долг подотчетной суммы, полученной ранее;
• по истечении периода, на который были выданы финансы или по приезде из командировки сотрудник сдает авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие расходы.

Перед тем как работник отправится в командировку, предприятие оформляет:

• приказ о его направлении по ф. № Т-9;
• служебное задание по ф. № Т-10а;
• командировочное удостоверение по ф. № Т-10.

По возвращении работодателю предоставляется в течение 3 дней:

• авансовый отчет о расходовании средств;
• отчет о проделанной работе.

Если требования будут соблюдены, то налоговые риски предприятия будут минимальны. На основании авансового отчета при перерасходе средств предприятие возместит работнику затраты.

Если будет наблюдаться излишек, то работник может его наличными вернуть в кассу предприятия или перечислить на расчетный счет со своей карты. В другом случае, сумма излишка при письменном согласии сотрудника удерживается из его зарплаты.

Особенности операции

При переводе денежных средств на карты работников существует ряд особенностей, например, авансовый отчет должен быть заполнен соответствующим образом.

К главным вопросам, затрагивающим перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты, относятся:

Порядок действий	Для отправления сотрудника в командировку формируются: документы на его отправку (приказ, задание, удостоверение); отчеты по прибытии (авансовый и о проделанной работе); бухгалтерские проводки отдельно на выдачу средств, возврат излишков/возмещение перерасхода.
Оформление назначения платежа	При проведении операции данного типа в платежном поручении указывается назначение платежа в форме: «перечисление подотчетных денежных средств». Поручение с данным назначением формируется каждый раз, когда сотруднику перечисляются средства. В этом случае сотрудник может использовать средства для оплаты чего-либо с карты по безналу или снять наличные в банкомате. По возвращении к авансовому отчету он должен приложить чеки, квитанции, билеты, другие документы, предварительно сделав копии каждого из них.
Возврат излишка	В законодательстве не обозначается срок, когда сотрудник обязан возвратить излишек подотчетной суммы. На большинстве предприятий он определяется 3 днями , когда сумма излишка должна быть зафиксирована в бухгалтерской документации и возвращена в кассу наличными или на расчетный счет предприятия перечислена в карты работника. Факт перечисления излишка должен сопровождаться пояснительной запиской или указываться в платежном поручении. Если средства по разным причинам не будут вовремя возвращены, то в результате налоговой проверки предприятие обяжут сделать доначисление НДФЛ.

Детали перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты

Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику на хозяйственные цели, согласно заданию, которое он получит от руководства, но на определенных условиях и только тремя способами.

Условия пополнения счёта

Подотчетная сумма выдается на расходы, связанные с хоздеятельностью юрлица, ИП по расходному кассовому ордеру. Он может быть сформирован после того, как будут оформлены заявление сотрудника и приказ руководства. Главным условием выдачи является отсутствие задолженности работника по подотчетным суммам, если он ранее брал их.

При каждой выдаче сотрудник оформляет заявление, в котором указывает, что долга перед предприятием по подотчету он не имеет. Определенных норм, которые могли бы регламентировать выдачу средств, не связанных с командировками, а также сроков, в которые работник должен отчитаться о расходовании финансов, не существует, поэтому каждая организация самостоятельно определяет их. Такой порядок она предусматривает в своей учетной политике, формируя нормативные акты.

Сотрудник, являясь физ. лицом, имеет право пользоваться зарплатной банковской картой, куда также могут быть перечислены подотчетные средства, и осуществлять следующие виды операций на территории РФ и за ее пределами:

• снимать наличные в национальной и других валютах;
• оплачивать товары или услуги;
• проводить иные валютные операции и незапрещенные законодательством РФ.

Операции с использованием подотчетных сумм с помощью банковских карт лежат в плоскости трудового законодательства и предназначены для восполнения нужд предприятий

Способы выдачи

Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику:

Через кассу организации наличными	В этом случае средства поступают с расчетного счета или из выручки от реализации услуг, товаров.
На корпоративную карту	Чаще всего карта используется для представительских и командировочных расходов, но можно и для проведения подотчетных операций. Карта может быть не только дебетовой, но и кредитной. Для ее получения сотрудник также пишет заявление, а по приказу руководителя и на основании кассового ордера на нее перечисляются средства. При снятии финансов с корпоративной карты деньги списываются с карточного счета, который принадлежит организации. Он открывается организацией в банке на основании договора обслуживания.
На зарплатную карту	Предприятие имеет право перечислять сотруднику командировочные и средства, на документально подтвержденные расходы. Предварительно в учетной политике предприятия прописывается, что «подотчетные суммы перечисляются на зарплатные карты сотрудников или проводятся через кассу».

Типичные ошибки

Хозяйственные субъекты, при проведении расчетных операций с использованием подотчетных сумм, допускают 2 рода ошибок:

• соответствующие документы оформляются с нарушениями;
• требования нормативных актов не соблюдаются.

Наиболее распространенным способом является выдача наличных, хотя перечисление безналичных предприятию и сотруднику намного выгоднее.

Для того чтобы избежать ошибок при проведении перечислений на корпоративную карту, это правило должно быть регламентировано во внутренних документах:

• работодатель должен решить, где он будет вести учет выдачи корпоративных карт и возврата;
• необходимо разобраться, стоит ли работнику каждый раз оформлять заявление на получение карты, а работодателю издавать приказ;
• как защитить информацию о ПИН-коде от распространения;
• как сотруднику действовать при потере пластика.

Передача корпоративной карты сотруднику еще не обозначает, что он получил деньги предприятия и несет за них ответственность. Подотчетным физ. лицо станет тогда, когда воспользуется средствами с карты.

Также налоговую службу не нужно уведомлять о том, что предприятие получило корпоративную карту, информация предоставляется только по открытым банковским счетам. Карта не является самостоятельной без открытого на нее счета, но если выдача карты не связана с открытием счета, то информировать НС нет необходимости.

Нередко возникает вопрос использования одной корпоративной карты разными подотчетными лицами-сотрудниками. Официального разъяснения по этому поводу законодатель не дает, но считается, что если карта именная, т. е. выдана на руководителя, он должен распоряжаться средствами, которые на нее поступают. Хотя сама по себе корпоративная карта не является собственностью директора предприятия.

Официальная ответственность за перечисление подотчетных сумм на карты сотрудников не установлена и нарушением по ведению кассовой дисциплины — это являться не может. Ответственность возлагается только на руководящий состав по поводу оформления документов, касающихся перечисления. Главное, чтобы во внутренних документах предприятия находилась информация о том, что это можно делать.

Важным моментом является формирование авансового отчета при ситуации, когда организация возвращает на карту сотрудника перерасход. В отчетном бланке предусмотрены строки, где необходимо указывать только реквизиты расходного ордера, на основании которого выдавалась сумма перерасхода. Но при этом следует добавить строку с указание реквизитов платежки, на основании которой перерасход был перечислен.

Для оплаты как предстоящих, так и уже понесенных работником командировочных расходов или для приобретения товаров, работ в интересах организации-работодателя работнику выдаются денежные средства под отчет. О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей .

Денежные средства под отчет могут выдаваться как в наличной, так и в безналичной форме, в т.ч. путем перечисления на банковскую карту работника.

А должен ли работник писать заявление о перечислении на карту подотчетных сумм?

Перечисление подотчетных сумм на банковские карты

Законодательство не запрещает выдавать работнику денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы (Письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 , от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 , от 05.10.2012 № 14-03-03/728 , Письмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Возможность перечисления подотчетных средств на карту сотрудника целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте. Например, в Положении о командировках.

Перечисление средств подотчетному лицу на карту производится на основании приказа работодателя, служебной записки или заявления работника, завизированных руководителем. В этом документе нужно будет указать реквизиты карты, на которую следует перечислить подотчетные суммы.

Заявление работника на перечисление подотчетных сумм на банковскую карту может быть как бессрочным и касаться всех причитающихся ему подотчетных сумм, так иметь отношение лишь к конкретной командировке или покупке ТМЦ для работодателя.

В самом платежном поручении в назначении платежа нужно будет указать, что средства перечисляются под отчет. Например, пометить «оплата командировочных расходов».

Приведем пример заявления на перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту.

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу — важная информация, поскольку в ней указывается, на какие именно цели расходуются средства. Правильно оформленное платежное поручение не вызовет вопросов у проверяющих органов, а банк без проблем отправит денежные средства по назначению.

Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке

Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.

Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала .

При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».

О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой .

Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.

О нюансах «подотчетной» работы бухгалтера можно узнать в статье .

Последствия неправильного оформления назначения платежа

При неправильном оформлении назначения платежа возможно развитие событий по 2 вариантам:

1. Банк может не принять платежное поручение, поскольку в некоторых кредитных учреждениях установлены конкретные требования по заполнению этой графы. О том, как заполнить назначение платежа по подотчетным средствам, следует узнавать в банке, обслуживающем организацию.
2. Контролирующие органы могут посчитать, что перечисленные работнику безналичные суммы — это его заработная плата, а потому налоговая служба потребует удержать и перечислить НДФЛ и взносы на соцстрахование.

ВАЖНО! Минфин России считает данные претензии со стороны налоговой службы неправомерными, о чем указано в его письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Об ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами читайте в статье .

Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет

Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:

• Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
• Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.

Порядок учета командировочных расходов в 2018 году см. по .

Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:

• «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2018 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
• «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2018 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.

Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале .

Итоги

Правильно оформленное назначение платежа при перечислении безналичного подотчета позволит избежать претензий контролеров. Самое главное при этом — указывать, что перечисляемые суммы являются подотчетными денежными средствами. Это послужит убедительным доказательством того, что они не являются доходом сотрудника.

Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет. Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

ФНС, предприятию необходимо в обязательном порядке ввести соответствующие изменения в свою учетную политику. Следует в специальном внутреннем нормативном акте описать порядок проведения расчетов с подотчетными лицами с учетом перечисления средств на карточки работников. Следует помнить о важных нюансах при реализации операции рассматриваемого типа:

• в платежном поручении, на основании которого будет осуществлено перечисление требуемой суммы на карточный счет сотрудника, необходимо будет указать «Перечисление подотчетных денежных средств»;
• необходимо помнить, что работник в обязательном порядке должен писать заявление на каждую операцию по перечислению подотчетных средств на его карту или же с неё.

Работник предприятия может в дальнейшем оплачивать все покупки картой и даже снимать средства для осуществления наличного расчета.

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 Спорные моменты и проверка Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением. В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто: Ситуация Решение Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе.

Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры. Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт. Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году

Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все. Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.
Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

• письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

• оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
• оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
• проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Как происходит выдача денег в подотчёт

Инфо

Алгоритм Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

• проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
• составление заявления;
• оформление расходного ордера;
• проводка ордера в кассе;
• проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования. Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании.

Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте. Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Внимание

Скачать отчет о целевом использовании средств по форме 6 Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

• наличными в кассу;
• на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде. Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат.

Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации.
А правильно оформленные документы помогут избежать вопросов со стороны проверяющих. Законодательные основы расчетов по подотчетным суммам Сегодня безналичный перевод денег под отчет используется все чаще. В общем случае порядок расчетов по деньгам, выдаваемым работникам в подотчет, регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.
Но в нем говорится о наличных денежных средствах. Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника.

Выдача денег под отчет безналом на карту работника

Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день. Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

• при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
• заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
• проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
• не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс.

Министерство финансов РФ совместно с Казначейством РФ в Письме от 10.09.2013 сделало вывод о том, что выплаты подотчетных средств на банковские счета работников организаций целесообразно и не противоречит законодательству. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Порядок выдачи денежных средств в подотчет на карту сотрудника Порядок расчетов с подотчетниками, в том числе возможность перечисления подотчетных средств в безналичном порядке, рекомендуется прописать в учетной политике предприятия. Деньги под отчет выдаются работнику по его заявлению либо на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя предприятия. В них прописываются цель выдачи денежных средств, срок, на который они выдаются.