Можно ли выдавать подотчет на банковскую карту. Можно ли перечислять подотчетные деньги на карточку сотрудника. Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

18.09.2020

Практически каждая организация в своей работе использует наличные денежные средства. Просто так выдать деньги из кассы запрещено. Как правило, такая необходимость возникает, когда встает вопрос о командировках, возмещении каких-либо затрат сотрудникам. Для того, чтобы выдать денежные средства из кассы необходимо оформить авансовый отчет. Сделать это можно и на карту банка.

Законодательный аспект вопроса

В настоящее время безналичные переводы все больше приобретают популярность. Выдачи денежных средств по безналу тоже не исключение, бухгалтеру зачастую гораздо удобнее рассчитаться с сотрудником на карту для выдачи подотчета. Законодательная база говорит нам лишь про наличные операции и регулируется Указанием ЦБ РФ 3210-У от 11.03.2014г.В свою очередь же Министерство финансов и казначейство пришли к выводу, что не запрещено переводить подотчетные деньги на карту. Главное, чтобы работник отчитался после их расхода.

Общее понятие подотчета, как происходит выдача средств

Нормативными и локальными актами строго оговорены расходы, которые можно возместить сотрудникам, выдав денежные средства подотчет. К ним относятся:

Командировочные расходы
На представительские нужды
Закупка канцелярских принадлежностей
Покупка ГСМ, бензина для заправки автомобиля

Процесс оформление подотчетной суммы состоит из следующих этапов:

1.Средства могут быть выданы по авансовому отчету, которые составляет бухгалтер на конкретное лицо, сотрудника организации либо из кассы или безналичным перечислением

2.После того, как сотрудником будет потрачен аванс, он должен предоставить подтверждающие документы в бухгалтерию

Перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника

Порядок перечисления денежных средств на карту ничем не отличается от порядка выдачи из кассы. Единственное необходимо заранее предусмотреть ряд условий:

Учетной политикой предприятия должно быть учтено безналичное перечисление
Для того, чтобы у банка не возникало дополнительных вопросов к поступлению неизвестных сумм на счет физического лица, в назначении платежа лучше указать, что это выдача аванса на хозяйственные нужды
От сотрудника необходимо взять заявление с реквизитами его банковской карты либо расчетного счета
Затем подтвердите расход денежных средств, предоставив подтверждающие документы

Важно! Главное соблюсти все условия для перечисления средств на карту сотрудника, чтобы избежать лишних вопросов от налоговой и банка.

Бухгалтерские проводки по авансовым отчетам

Проводка	Расшифровка
Дт 71 Кт51	71 счет –расчеты с подотчетными лицами 51 – расчетный счет Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу

Дт 26 Кт71	26сч.-общехозяйственные расходы Отражены расходы по авансовому отчету
Дт 71 Кт50(51)	При наличии перерасхода
Дт 50 Кт71	Наличность возвращена в кассу
Дт 51 Кт71	Сотрудник перевел излишки на расчетный счет организации
Дт 70 Кт 71	Сумма удержана из з/п сотрудника в счет авансового отчета

Образец распоряжения на выдачу в подотчет

ООО «Ромашка»

ИНН 920987567,КПП 2356789,г.Москва,ул.Знаменская,д.13

Распоряжение №38

О перечислении денежных средств под отчет на карту

С целью сокращения оборота наличных денежных средств в кассе предприятия, начиная с 1 сентября 2019г. выдавать денежные суммы подотчет сотрудникам исключительно безналичным перечислением. Выдачу производить путем перечисления на банковскую карту работника, открытую в рамках зарплатного проекта.

Получение наличных средств допускается только лишь по согласованию с главным бухгалтером предприятия.

Выдачу денежных средств производить в течении трех рабочих дней, с момента предоставления заявления в бухгалтерскую службу.

Всем работникам организации ознакомиться с приложением №1 к данному распоряжению – форма заявления на выдачу под отчет.

Контроль за исполнением возлагаю на главного бухгалтера Петрову О.П.

Ошибки в оформлении перевода на карту

Заполнение платежного поручения очень важный этап, в котором лучше не допускать ошибок:

1.При обнаружении ошибки, банковский работник вправе отказать в проведении платежа

2.Из-за нарушения сроков перечисления денежных средств сотрудник организации не сможет вовремя отправиться в командировку.

3.Если в назначении не указать, что это подотчетные деньги, налоговая может расценить это как полученный доход и затребовать обложить его налогом в 13%

Как правильно возместить затраты сотруднику

Очень часто сотрудники, по незнанию или каким-либо другим причинам, нарушают последовательность в оформлении документов и могут потратить собственные средства на нужны предприятия не оформив как полагается выдачу.

Важно! В данной ситуации, при нарушении выше указанной последовательности, потраченные личные денежные средства никак не относятся в подотчетным.

Объяснить это можно тем, что в этой ситуации сотрудник действовал от своего имени, нет гарантии, что руководитель посчитает затрату данных средств целесообразной. На деле получается, что работник самолично принял решение, не получив согласия от начальства.

Например, такая история могла возникнуть, когда после длительных переговоров менеджер предложил поужинать клиенту и оплатил поход в ресторан и теперь хочет возмещения затрат. Поэтому прежде чем тратить свои деньги, напишите заявление в бухгалтерию на выдачу подотчета, после чего подтвердите его документально.

Если руководитель одобряет возмещение понесенных затрат, тогда на предприятии должен быть издан приказ или распоряжение о выплате компенсации работнику.

Для того, что бы контролирующие органы не имели повод для претензий, тогда на предприятии издается общий приказ, в котором отражается порядок возмещения подобных затрат. В приказе указывается максимальная сумма, которую подотчетные лица могут потратить, на какие цели, срок, в течении которого будет произведено возмещение затрат.

Важно! Приказ в обязательном порядке заверяется руководителем предприятия, а так же проставляют свою подпись все заинтересованные лица, что свидетельствует, что они ознакомлены с данным приказом.

Действия бухгалтера при получении документов для произведения возмещения затрат сотруднику:

Проверить правильность оформления первичных документов, если документы выписаны на имя компании, тогда видно, что работник действительно закупал ценности для нужд предприятия;
Оплачивать НДФЛ или нет с перечисленных денежных средств работнику. Так как работник не получил никакой экономической выгоды с полученной компенсации, то и доходом нельзя назвать полученные суммы и НДФЛ уплачивать не нужно;
Обязательно оформить данную выплату необходимо расходным кассовым документом.
Произвести соответствующие проводки в бухгалтерском учете: при выдаче средств работнику Дт 73 Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

10.10.2014

Чиновники Минфина признали нецелесообразность выдачи корпоративных карт каждому подотчетному лицу (письмо от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Авансы под отчет можно перечислять на личные карты работников.

В представленном письме чиновники признали нецелесообразность выдачи корпоративных карт каждому подотчетному лицу. Авансы под отчет можно перечислять на личные карты работников.

Практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт:

комфортно;
упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником расходов;
повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Эту позицию Минфин России озвучил еще в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

Разъяснения от Банка России

Выдача работникам авансов в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях - на расходы, связанные с осуществлением деятельности работодателя, - предусмотрена Трудовым кодексом РФ ().

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Пункт 10 данного Положения гласит: работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточных.

Можно ли выдавать подобные авансы в безналичной форме - путем перечисления на банковскую карточку работника? Трудовое законодательство ответа не дает.

Неясно одно - почему министерство настаивает на том, чтобы перечисление производилось на карты сотрудников, выданные в рамках «зарплатных» проектов...

Между тем выдачу наличных денег может осуществить не только кассир (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), но и банкомат (п. 1.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П). Кроме того, работник для оплаты товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) может использовать не только наличность, но и свою банковскую карту (п. 2.3 Положения № 266-П).

Разъясняя применение Положения № 266-П, Банк России письмом от 24.12.2008 № 14-27/ 513 сообщил: вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. К компетенции Банка России он не относится. Впоследствии эту позицию поддержал и Минфин России - в письме от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966. Но ее можно распространить на любые авансы, выданные работникам под отчет.

К сожалению, комментируемое письмо не содержит ссылки на упомянутое разъяснение Банка России. Но и Минфин России не уполномочен давать разъяснения, относящиеся к сфере труда или денежного обращения.

Карта - «зарплатная» или любая?

Организационное решение

Учетная политика не является локальным нормативным актом (вопреки оговорке, допущенной в комментируемом письме). Поэтому ограничиваться закреплением в ней решения о расчетах с подотчетными лицами через личные карты недостаточно. Тем не менее, как может выглядеть такой ее элемент, показывает пример.

Пункт 2.11 Учетной политики Федерального агент- ства по техническому регулированию и метрологии, утвержденной приказом Росстандарта от 28.12.2012 № 1210, содержит следующие положения:

Расчеты с подотчетными лицами осуществляются как в наличном, так и в безналичном порядке.

Выдача денежных средств под отчет на команди- ровочные расходы на территории Российской Феде- рации в рублях и компенсация документально под- твержденных хозяйственных расходов безналичным способом осуществляются по заявлению подотчетно- го лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника, открытый в кре- дитной организации с применением банковских карт, используемых в рамках зарплатного проекта.

Риски при использовании карты

Цель перечисления должна быть раскрыта в поле «Назначение платежа» платежного поручения. В противном случае налоговые инспекторы попытаются обвинить работодателя в неудержании НДФЛ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу № А52-174/2007). Попутно возникнет вопрос о доначислении на эту сумму взносов на обязательное социальное страхование. Ведь карта как-никак «зарплатная».

Следующий этап «обороны» - авансовый отчет о расходовании денег. Тут придется вспомнить, что унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) рассчитана на выдачу наличных из кассы. В условиях их выдачи через банковскую карту форму авансового отчета необходимо видоизменить. И тут возникает главный вопрос: как подтвердить зачисление денег на карту? Ведь можно представить ситуацию, когда средства со счета работодателя списаны, а на счет работника так и не поступили.

Поступление средств на банковский счет работника подтверждается выпиской по этому счету, которую работник прилагает к авансовому отчету. Банкомат может формировать ее за плату, которую тоже возмещает работодатель. На сумму выданных наличных банкомат печатает чек.

И последнее. Факт поступления наличных от работодателя остается зафиксированным по счету работника. А поскольку налогоплательщиком является именно работник, нельзя исключить претензии о неуплате НДФЛ именно к нему. При таких обстоятельствах подотчетнику необходимо выдать на руки расписку о принятии к проверке авансового отчета. Такой «корешок» он должен хранить не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Е.Ю. Диркова , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Перечислять деньги под отчет на карту намного проще, чем выдавать наличные. Тем более, что перечисление под отчет на карту сотрудника с расчетного счета организации официально разрешено (Письма от 10.09.2013, 02-03-10/37209, от 21.07.2017 №09-01-07/46781). Так ли это просто? Разберемся с процедурой подробнее в статье.

Можно и на карту, но при условии

Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.

Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:

возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Как можно тратить поступления на личный счет?

Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.

Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.

Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.

Неприятности от банка

Анализ судебной практики (по делам N 33-17131/2016, N 33-1316/2016, Определение от 07.09.2016 N 4г-10455/2016) показывает, что зачастую банки блокируют карты физлиц, на которые поступают подотчетные суммы, без объяснения причин. Связано это с отнесением такого перечисления к сомнительной сделке. Перечисление денежных средств физлицу, не являющемуся предпринимателем, с последующим обналичиванием таких средств, тем более на регулярной основе, оправдывает действия банков в соответствии с законом 115-ФЗ о легализации .

И только в случае представления документов, которые снимут подозрение банка и подтвердят экономический смысл перечислений, блокировка будет снята. На это нужно время и, возможно, дополнительные судебные расходы.

Перечисление под отчет на карточку проще и современнее, но предварительно нужно оценить возможные риски: списание поступлений в уплату долгов сотрудника, блокировка счета сотрудника банков до выявления обстоятельств. Поэтому при частых и значительных по суммам перечислениях целесообразнее воспользоваться предложением банка об открытии расчетной карты к счету организации.

Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет. Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

ФНС, предприятию необходимо в обязательном порядке ввести соответствующие изменения в свою учетную политику. Следует в специальном внутреннем нормативном акте описать порядок проведения расчетов с подотчетными лицами с учетом перечисления средств на карточки работников. Следует помнить о важных нюансах при реализации операции рассматриваемого типа:

в платежном поручении, на основании которого будет осуществлено перечисление требуемой суммы на карточный счет сотрудника, необходимо будет указать «Перечисление подотчетных денежных средств»;
необходимо помнить, что работник в обязательном порядке должен писать заявление на каждую операцию по перечислению подотчетных средств на его карту или же с неё.

Работник предприятия может в дальнейшем оплачивать все покупки картой и даже снимать средства для осуществления наличного расчета.

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 Спорные моменты и проверка Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением. В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто: Ситуация Решение Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе.

Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры. Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт. Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году

Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все. Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.
Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Как происходит выдача денег в подотчёт

Инфо

Алгоритм Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
составление заявления;
оформление расходного ордера;
проводка ордера в кассе;
проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования. Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании.

Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте. Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Внимание

Скачать отчет о целевом использовании средств по форме 6 Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

наличными в кассу;
на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде. Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат.

Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации.
А правильно оформленные документы помогут избежать вопросов со стороны проверяющих. Законодательные основы расчетов по подотчетным суммам Сегодня безналичный перевод денег под отчет используется все чаще. В общем случае порядок расчетов по деньгам, выдаваемым работникам в подотчет, регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.
Но в нем говорится о наличных денежных средствах. Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника.

Выдача денег под отчет безналом на карту работника

Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день. Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс.

Министерство финансов РФ совместно с Казначейством РФ в Письме от 10.09.2013 сделало вывод о том, что выплаты подотчетных средств на банковские счета работников организаций целесообразно и не противоречит законодательству. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Порядок выдачи денежных средств в подотчет на карту сотрудника Порядок расчетов с подотчетниками, в том числе возможность перечисления подотчетных средств в безналичном порядке, рекомендуется прописать в учетной политике предприятия. Деньги под отчет выдаются работнику по его заявлению либо на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя предприятия. В них прописываются цель выдачи денежных средств, срок, на который они выдаются.

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном .

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
должности сотрудников;
суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
срок использования средств;
дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
, который составляет и заверяет руководитель;

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

командировочное удостоверение;
книга регистрации командировочных сотрудников;
рабочее задание;
доверенность на оплату расходов от лица компании;
книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

оплата служебных поездок (командировка);
наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
на приобретение товарно-материальных ценностей;
представительские расходы;
оплата работ и услуг, выполненных для организации;
покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

наличными в кассу;
на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Ситуация	Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе.	Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт.	Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.	Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по .	В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности.	Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную .

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

данные сотрудника, получившего деньги;
сумма;
целевое назначение;
номер приказа;
срок использования;
дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
составление заявления;
оформление расходного ордера;
проводка ордера в кассе;
проверка кассовой книги.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз - Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.